Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan
Istilah teknologi informasi (TI), sering dijumpai baik
dalam media grafik seperti surat kabar dan majalah, maupun media elektronik,
seperti radio dan televisi. Istilah tersebut merupakan gabungan dua istilah
dasar yaitu teknologi dan informasi. Menurut Rogers (1986 : 12) teknologi tidak
terbatas pada penggunaan mesin saja, walaupun arti sempitnya sering
diimplikasikan dalam pembicaraan sehari-hari dan biasanya lebih ditekankan pada
aspek perangkat keras (obyek fisik) dan perangkat lunak. Lebih jauh dia mengatakan
mengenai teknologi sebagai berikut :
“Technology should not be limited just to the use
of machines, although this narrower meaning is often implied in every speech.
Technology is a design for instrumental action that reduces the uncertainty in
the cause-effect relationships involved in achieving a desired outcome. A
Technology usually has both a hardware aspect(consisting of material of
physical objects) and a software aspect (consisting of information base for the
hardware).”
Rogers (1986 : 12)
Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu,
sinonim dengan ilmu terapan. Sedangkan pengertian informasi menurut Oxford
English Dictionary, adalah “that of which one is apprised or told;
intelligence, news”. Kamus lain menyatakan bahwa, informasi adalah sesuatu
yang dapat diketahui. Namun, adapula yang menekankan informasi sebagai transfer
pengetahuan, dan secara internasional informasi diartikan sebagai “hasil
pengolahan data”. Adanya perbedaan definisi perbedaan definisi informasi
dikarenakan, pada hakekatnya, informasi tidak dapat diuraikan (intangible),
sedangkan informasi itu dijumpai dalam kegiatan sehari-hari, yang diperoleh
dari data dan dari observasi terhadap dunia sekitar kita serta diteruskan
melalui komunikasi. Adapun pengertian teknologi informasi menurut Sulistyo
Basuki, “Teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan,
menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi. Informasi mencangkup 4
kategori, yaitu numerik (angka), audio (suara), teks (tulisan), dan citra (gambar
dan satir/citra). Bentuk-bentuk teknologi informasi antara lain telekomunikasi,
sistem komunikasi optik, sistem pita-video dan cakram-video, komputer,
mikrobentuk, komunikasi suara dengan bantuan komputer, jaringan kerja data,
surat elektronik, videoteks dan teleteks.” (Sulistyo-Basuki, 1993 : 87)
Sekarang perkembangan teknologi informasi terus meningkat dan mudah untuk
digunakan, terutama dengan memakai World Wide Web, yang membebaskan
produksi dan distribusi informasi digital.
Penerapan Teknologi Informasi Pada Perpustakaan
Teknologi informasi yang digunakan di perpustakaan
dapat dibagi menjadi tiga kategori yaitu: komputer (otomasi sistem
perpustakaan), media simpan dan telekomunikasi. Komputer melakukan operasi
pengolahan data, penyimpanan data dan temu balik informasi, mengolah transaksi
dan memilah data. Media simpan di perpustakaan digunakan untuk menyimpan data
atau informasi yang nantinya untuk ditemukan kembali, media penyimpanan
tersebut adalah media yang dapat dibaca oleh mesin elektronik (komputer), media
tersebut diantaranya seperti disk (disket, hard disk dan CD-ROM). Fasilitas
komunikasi memungkinkan transfer atau komunikasi data dan informasi antara satu
computer database dengan komputer database lain atau satu perpustakaan dengan
perpustakaan lain yang jaraknya berjauhan.
Penggunaan teknologi informasi di perpustakaan dewasa
ini sudah semakin meluas dengan dibangunnya perpustakaan digital atau
perpustakaan elektronik. Menurut Sulistyo-Basuki :
“Ada beberapa alasan mengapa perpustakaan menggunakan
teknologi komputer, yaitu :
a) Mengatur informasi ’ing-griya’ (in-house
information) serta mengusahakan agar informasi tersebut dapat ditemubalikkan.
b) Mengakases pangkalan data ekstern berisi informasi
diterbitkan atau semi diterbitkan.” (Basuki, 1993 : 91)
Persyaratan sistem komputer yang memudahkan pengguna
perpustakaan adalah :
a) Efektif biaya, artinya penggunaan sistem bantuan
komputer tidak berbeda dengan biaya metode manual. Bila lebih tinggi,
kemungkinan besar bantuan komputer tidak akan digunakan.
b) Nyaman, artinya mudah diperoleh
c) Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang
diberikan jelas, prosedur yang digunakan tidak berbelit-belit.
d) Penggunaan sistem bantuan komputer dianggap lebih
mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergengsi (meskipun tidak
selalu demikian).
e) Menghibur,artinya komputer merupakan mainan baru
bagi pengguna.
f) Cara penggunaannya tidak berbeda dengan cara
penggunamemperoleh informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh
menyimpang dari prosedur yang biasa dipakai pengguna (Basuki, 1993)
Dalam The Dictionary of Computers, Information
Processing and Telecommunication yang dikutip oleh Ardoni, teknologi
informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan
dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan
telekomunikasi yang lahir (Koswara, 1998 : 164) Kehadiran teknologi komputer
bagi pengelola perpustakaan tidakbisa lagi dihindari. Menurut Saleh dalam buku
Dinamika Informasi di Era Global, alasan harus diterimanya teknologi informasi
di perpustakaan adalah :
1) Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan
Pemakai perpustakaan menuntut jenis-jenis layanan lain seperti layanan
informasi terbaru, layanan informasi terseleksi, layanan penelusuran dengan
CD-ROM, dan lain-lain. Pustakawan harus bisamemberikan jawaban yang lebih
memuaskan dengan memberikan alternatif artikel atau menunjukkan dimana artikel
tersebut diperoleh
2) Tuntutan terhadap penggunaan koleksi bersama. Tidak
ada satu perpustakaan pun yang bisa memnuhi koleksinya sendiri. Setiap
perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain demi memberikan
layanan yang memuaskan kepada pemakainya
3) Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia
4) Tuntutan terhadap efesiensi waktu Pemakai menuntut
layanan perpustakaan yang hampir instant
5) Keragaman informasi yang dikelola
Informasi di perpustakaan tidak hanya terbatas kepada
buku dan jurnal ilmiah saja. Banyak koleksi perpustakaan yang dibaca dengan
menggunakan komputer
6) Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi
Pertanyaan-pertanyaan pengguna tentang informasi harus bisa dijawab secara
spesifik, cepat dan tepat (Koswara, 1998 :158).
Teknologi baru memungkinkan mengubah fungsi peralatan
yang telah ada ataupun menawarkan produk baru. Teknologi memungkinkan emulasi
pendekatan tradisional serta menawarkan berbagai kemungkinan dan tantangan.
Salah satu contoh teknologi informasi yang saat ini selalu dibutuhkan oleh
pengguna informasi yaitu komputer.
Keberhasilan penerapan teknologi informasi dengan
menggunakan komputer lebih bergantung pada manusia, bukan pada perangkat kerasatau
perangkat lunak. Peningkatan kemampuan pustakawan harusmendapatkan perhatian
terutama dalam hal pengoperasian komputer dan perancangan program aplikasi.
Perpustakaan Online
Pesatnya kemajuan teknologi informasi yang didukung
teknologi jaringan komputer memungkinkan informasi tersalur dari satu belahan
dunia ke belahan dunia yang lain dalam waktu singkat. Teknologi jaringan
komputer yang sebelumnya hanya digunakan di lembaga-lembaga pendidikan dan
perusahaan-perusahaan besar, sekarang sudah tersebarke sebagian besar
masyarakat dunia termasuk di Indonesia berupa jaringan Internet. Perpustakaan
seperti kita ketahui adalah merupakan salah satu penyedia dan penyalur
informasi yang fungsi dan peranannyacukup berarti di dunia informasi. Tantangan
baru di dunia perpustakaan diabad 21 yang banyak dikatakan sebagai abad
informasi adalahpenyaluran informasi menggunakan protokol elektronik melalui
jaringan komputer dengan cepat, tepat dan global. Salah satu solusi
untukmenjawab tantangan tersebut adalah dengan membangun perpustakaan online.
Perpustakaan online (OnlineLibary) adalah perpustakaan
yang data koleksinya dapat diakses jarak jauh melaui Teknologi Komunikasidan
Informasi (Basuki, 2001). Dalam artian bahwa perpustakaan onlineadalah
perpustakaan yang melayani penelusuran informasi secara online(online
searching).
Menurut Association of Research LibrariesPerpustakaan
Online(Online Library) adalah :
oThe online library is not a single entity;
oThe online library requires technology to link the
resources of many
oThe linkages between the many online libraries and
information services are transparent to the end users;
oUniversal access to online libraries and information
services is a goal;
oOnline library collections are not limited to
document surrogates; teywextend to digital artifacts that cannot be represented
or distributed in printed formats. Dan menurut Hartley (dalam Wicaksono, 2001), bahwa
sistem temu balik online (online retrieval system) adalah :
“Proses ‘menginterograsi’ sistem komputer guna memenuhi
permintaan informasi tertentu dengan menggunakan keyboard, mouse, monitor dan
alat (device) lainnya yang berhubungan langsung dengan system computer yang
berisikan berkas data. Proses penelusuran bersifat dinamis dan interaktif
sehingga hasil penelusuran langsung terlihat dilayar. Dengan demikian penelusur
bisa memperluas dan menyederhanakan penelusuran atau terusberinteraksi dengan
sistem sampai hasil yang paling tepat diperoleh”.
Online searching merupakan salah satu sistem dari
perpustakaan online yang biasanya menggunakan program OPAC (Online Public
Access Catalog) yaitu katalog online yang diakses melalui media internet.
Penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa perpustakaan online adalah
perpustakaan yang database-nya disimpan dalam bentuk file elektronik dan di
up-load atau di publish ke doain hosting internet, dan database tersebut dapat
diakses secara universal oleh pengguna dengan fasilitasonline searching.
Perpustakaan online dilihat dari jenisnya bisa dibagi
dua, Full Text dan Page Image, yang masing-masing memiliki kelebihan sebagai
berikut:
1) Full Text
a) Pemrosesan dan manipulasi data lebih mudah,
b) Ukuran data lebih kecil,
c) Data terformat dalam SGML (Standard Generalized
Markup Language).
2) Page Image
a) Sesuai untuk sistem browsing,
b) Tidak memerlukan font karena berupa image.
c) Tidak memerlukan biaya besar dalam pembuatan (low
cost)
Agar dapat mengakses perpustakaan online dengan baik,
minimal dibutuhkan :
a) Komputer berkecepatan 233 Mhz dengan jumlah memori
adapter grafik min 1 MB
b) Sistem operaasi yang berbasisGraphic User Interface
(GUI) seperti Windows, Linux, dan sebagainya.
c) Aplikasi browser yang mendukung skrip-skrip client
side sepertiJavaScript atau VBScript. Browser yang ada saat ini biasanya telah
mendukung skrip tersebut.
d) Modem dengan kecepatan 56 KBps
e) Jalur telepon
Temu balik Informasi online berbasis Web
Sistem temu balik berbasis web bisa disebut sebagai
sistemkomunikasi data, karena ia menggabungkan antara sumber data, media
transmisi dan penerima (perangkat attau manusia). Tiga komponen tersebut adalah
komponen yang harus ada pada sebuah komunikasi data manual ke dalam ke dalam
bentuk komunikasi data yang terdapat di dalam web sebagai berikut :
Bagan 3. Alur Komunikasi data sistem temu balik
informasi berbasis web (Adopsi dari sistem komunikasi data, Jogiyanto, 2002)
sumber data à Media Transmisi à Penerima
(World Wide Web) (Satelit, Kabel, Komputer) (Pengguna)
Sistem komputer sebagai salah satu pendukung sistem
temu balikinformasi berbasis web memiliki peran yang penting, karena komputer
adalah salah satu media penghubung antara sumber data dan manusia dalam
menggunakan internet (seperti dijelaskan pada gambar ).
Dalam perkembangannya sekarang web telah tumbuh
menjangkau berbagai macam bidang : home page pribadi, online digital library,
virtual museums, katalog produk dan layanan umum, informasi pemerintah
untukmasyarakat, publikasi penelitian, dan sebagainya.
Melalui skema berikut ini, Hersh menjelaskan mengenai
sistempenelusuran informasi web.
Bagan 4. Bagian Sistem Temu Balik Informasi berbasis
Web
(William hersh, www.billhersh.info)
Retrieval Metadata Indexing
Queries Content
Search Engine
Menurut Hersh, temu balik informasi berbasis web
memiliki duakegitaan pokok (utama), yaitu pengindeksan dan penelusuran
(indexing and retrieval). Kegiatan pengindeksan terdiri dari penetapan metadata
terhadap data yang akan dimasukkan ke dalam web dan penentuan program apa yang
akan digunakan untuk memproses data. Contoh dari metadata-metadata yang
dimasukkan antara lain : pemilihan danpenempatan kata-kata, kalimat atau frase
dan beberapa atribut lain misalnya informasi yang berkaitan dengan data yang
akan dimasukkan. Sedangkan kegiatan penelusuran terdiri dari kegiatan menelusur
untuk menemukan informasi yang terdapat di dalam web dengan menggunakan
beberapa tehnik penacrian atau pendekatan pencrian, antara lain Boolean
operator (AND, OR, NOT) atau natural language (kata atau kalimat yang
dimasukkan ke dalam sebuah query sesuai dengan kebutuhan pencarian pengguna).
Perpustakaan Digital
Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk
para penyedia infromasi seperti perpustakaan adalah bagaimana menyalurkan
informasi dengan cepat, tepat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu
penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia informasi, mau
tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepatuntuk menjawab tantangan
ini. Salah satunya adalah dengan mewujudkan digital libraryyang terhubung dalam
jaringan komputer.
Menurut Romi SatriaWahono (dalam artikelnya Menengok
Proyek Digital Library di Dunia)
”Digital Library (DL) atau perpustakaan digital adalah
suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara
dalam bentukfile elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protocol
elektronikmelalui jaringan komputer. Istilah digital library sendiri mengandung
pengertian sama dengan electronic library dan virtual library, hal ini bisa
kita lihat dengan sering munculnya istilah tersebut dalamworkshop, simposium,
atau konferensidengan memakai nama itu.” (Romi SatriaWahono, 2006 :
http://romisatriawahono.net)
Sedangkan menurut Zainal A. Hasibuan (2005),
(dalammakalahnya Pengembangan Perpustakaan Digital : Studi KasusPerpustakaan
Universitas Indonesia) dikutip dari Pudjiono (2007) :
”Digital library atau sistem perpustakaan digital
merupakan konsep menggunakan internet dan teknologi informasi dalam menajemen
perpustakaan.”
(Zainal A. Hasibuan, 2005 :
http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf)
Sampai tahun ini, umumnya pada
perpustakaan-perpustakaan di indonesia baik perpustakaan khusus, perpustakaan
perguruan tinggi,maupun perpustakaan umum sudah menerapkan konsep digital.Walaupun
masih ada yang menggunakan sumber literatur yang tercetak, yang memiliki banyak
kekurangan, misalnya : memerlukan banyakruangan untuk menyimpan koleksi,
memerlukan perawatan yang biayanya relatif mahal, seperti dilakukannya fumigasi
secara teratur agar koleksi perpustakaaan terhindar dari rayap, bakteri dan
lain-lain. Langkah digital library / digitasi ini merupakan suatu langkah tepat
dalam upaya pelestarian koleksi yaitu menjaga kandungan informasi dan bentuk
fisikyang dimiliki dari koleksi yang bernilai tinggi.
Pengembangan perpustakaan digital atau e-library bagi
tenaga pengelola perpustakaan dapat membantu pekerjaan di perpustakaan melalui
fungsi sistem otomasi perpustakaan, sehingga proses pengelolaan perpustakaan
lebih efektif dan efisien. Fungsi sistem otomasi perpustakaan menitikberatkan
pada bagaimana mengontrol sistemadministrasi layanan secara otomatis/
terkomputerisasi. Sedangkan bagi pengguna perpustakaan dapat membantu mencari
sumber-sumber informasi yang diinginkan dengan menggunakan catalog on-line yang
dapat diakses melalui intranet maupun internet, sehingga pencarian informasi
dapat dilakukan kapan pun dan di mana pun ia berada.
Menurut Zainal A. Hasibuan (2005), (dalam
makalahnya Pengembangan Perpustakaan Digital : Studi Kasus Perpustakaan
Universitas Indonesia) dikutip dari Pudjiono (2007) :
”Metodologi untuk membangun sistem perpustakaan
digital mengikuti langkah-langkah yang disebut dengan istilah FastMethodology
yang meliputi 6 (enam) fase yaitu (1) requirementanalysis phase, (2) decision
analysis phase, (3) design phase, (4) construction phase, (5) implementation
phase, dan (6) operation and support phase.”
(Zainal A. Hasibuan, 2005 :
http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf)
Sedangkan menurut Ikhwan Arif (2004), (dalam
makalahnya Konsep dan Perancangan dalam Otomasi Perpustakaan) dikutip dari
Pudjiono (2007) :
”Tahapan membangun sistem otomasi perpustakaan terbagi
dalam 7 (tujuh) tahap, yaitu (I) persiapan, (2) survei, (3) desain,
(4)pembangunan, (5) uji coba, (6) training, dan (7) operasional.”
(Ikhwan Arif, 2004:
http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf)
Dengan langkah-langkah seperti tersebut di atas
diharapkan sistemperpustakaan digital dan sistem otomasi perpustakaan yang
dibangun dapat berjalan sesuai dengan yang dikehendaki. Program yang digunakan
dapat berupa program open source yang kemudian dikembangkan dan didesain sesuai
dengan keinginan perpustakaan maupun program yang dikembangkan secara mandiri
oleh tim teknologi informasi perpustakaan.
Sebagai implementasinya, pengembangan sebuah
perpustakaan dari bentuk konvensional ke bentuk digitalisasi koleksi
perpustakaan memerlukan biaya yang tidak sedikit karena untuk men-digitalisasi
sebuah dokumen dari bentuk cetak ke bentuk digital diperlukan beberapa tahap.Tahap
pertama adalah proses scanning, yaitu merubah dari bentuk cetak ke dalam bentuk
digital, kemudian proses editing, yaitu mengedit data yang telah diubah dalam
bentuk digital untuk kemudian siap disajikan kepada para pengguna. Di dalam
proses editing ini juga diberikan keamanan sehingga tidak dapat dirubah oleh
pengguna, seperti contoh pada koleksi skripsi, tesis, laporan penelitian, dan
disertasi perlu diberikan keamanan agar copyright tetap ada pada si
penulis/pembuat. Kemudian setelah mempunyai koleksi digital, maka kita
memerlukan pula komputer yang mempunyai performa atau kapasitas yang cukup
tinggi sebagai sarana untuk menyimpan serta melayani pengguna dalam
mengakseskoleksi digital. Sebuah komputer dengan processor pentium 4 dengan
harddisk sebesar 40 giga, memory 256 megabytes adalah spesifikasi komputer
minimal. Selain itu kita memerlukan juga sebuah software untukmemanajemen
koleksi digital. Selain itu, diperlukan jaringan intranet (layanan lokal)
maupun internet (layanan global). Jaringan 100 Mbps mutlak diperlukan untuk
jaringan intranet, dan koneksi internet minimal 128 Kbps untuk layanan
internet.
Dengan dikembangkan perpustakaan yang berbasis pada
teknologi informasi dan komunikasi (ICT based) baik dalam sistem informasi
manajemen (SIM) perpustakaan maupun digital library, maka dapat memberikan
kenyamanan kepada anggota perpustakaan juga memberikan kemudahan kepada tenaga
pustakawan dan pengelola perpustakaan baik dalam layanan maupun pengolahan dan
sekaliguskemudahan untuk menerapkan strategi-strategi pengembangan perpustakaan
serta dapat meningkatkan citra dalam memberikan layanannya terhadap pemakai
dilingkungannya.
Koleksi Digital
Perkembangan perpustakaan menuju perpustakaan digital,
telah membawa perubahan dalam media simpan informasi. Penyimpanan data secara
konvensional masih diperlukan tapi sudah tidak populer, anggapan seperti ini
disebabkan adanya perubahan bentuk konvensional ke bentukdigital untuk
menyimpan data-datanya. Penyimpanan dokumen tercetak masih tetap dilakukan dan
diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak
dalam suatu hubungan hukum.
Disebutkan oleh Ekasari Nugraheni (2004), beberapa
kelebihan yang didapat menggunakan format digital dalam pengelolaan koleksi
perpustakaan, diantaranya adalah :
1) Efesiensi penyimpanan dan pemeliharaan
2) Jangka waktu penyimpanan
3) Kenyamanan lingkungan kerja
Tuntutan demikian bukan mustahil dan perlu dilakukan
dalam peningkatan pelayanan, terutama membuat dokumen menjadi aman, penyiangan
dokumen yang terus bertambah dan bila diperlukan akanmudah ditemukan kembali.
Untuk mengatasi ini perlu sistem yang dapatmenjembatani antara kebutuhan pengguna
dan keterampilan pengelola dokumen (pustakawan) untuk dapat menyajikan dokumen
dengan efektif, cepat, mudah dan tepat.
Pada koleksi digital perlu dilengkapi dengan suatu
database (basisdata) yang berisi literature digital, sehingga dapat dilakukan
searching setiap saat dan dari mana saja bila peralatan untuk melakukan
searching tersedia(Engkos Koswara, 2005).
Untuk alih bentuk koleksi/ informasi terseleksi ke
format digital,dilakukan melalui proses digitalisasi dokumen. Menurut Saleh
(2004 : 15), mekanisme digitalisasi dokumen yaitu :
a) Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat
koleksi digital.Bahan-bahan yang akan di digitalisasi adalah bahan-bahan yang
mengandung informasi spesifik.
b) Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan
alatscanner yang kemudian disimpan dalam format file PDF.
c) Pengeditan, hasil scanning walaupun sudah dalam
bentuk elektronik namun masih belum bagus. Oleh karena itu dilakukan editing
agar hasilnya lebih enak dibaca. Penggabungan halaman perlu dilakukan agar
halaman-halaman dokumen dapat diaksesdengan cepat.
d) Pembuatan serta pengelolaan basis data agar agar
dokumen dapatdiakses dengan cepat. Pembuatan basis data dapat menggunakan
perangkat lunak yang dapat dikenal dan bisa digunakan oleh manajer sistem.
e) Melengkapi basis data dokumen dengan abstrak jika
diperlukan, terutama untuk dokumen-dokumen yang berisi informasi ilmiah.
(Saleh, 2004 : 15)
Pemindahan atau penulisan dokumen PDF serta basis data
ke CD-ROM. Setelah dokumen digital selesai, dokumen-dokumen
tersebutdikumpulkan, dibaca dan dikopikan ke dalam CD-R
Dengan berkembangnya teknologi informasi pada perpustakaan,
pengguna dapat memperoleh data melalui media cetak ataupun media elektronik.
Masing-masing media tersebut memiliki keuntungan dan kerugian seperti tertera
pada tabel 2, sebagai berikut :
Tabel 2. Perbedaan Dokumen tercetak dokumen elektronik
No
|
Dokumen tercetak
|
Dokumen elektronik
|
1
|
Buku serta dokumen tercetak
selalu dapat dijinjing (mudah
dibawa)
|
dokumen elektronik tidak selalu
dapat dijinjing (tidak selalu praktis)
|
2
|
Membaca dokumen dapat
dilakukan dimana saja
|
Membaca dokumen memerlukan
bantuan perlengkapan tertentu
|
3
|
Beberapa buku dapatdibandingkan dengan mudah
|
Dengan pembatasan tertentu, dokumen dapat
dibandingkan dengan menggunakan prinsip pembagian layer monitor dan
”jendela” (window)
|
4
|
Pemayaran (scanning) mudah
|
Pemayaran memerlukan indeks
khusus
|
5
|
Ilustrasi terpadu dengan teks
|
Ilustrasi terpadu dengan teks tidak
selalu tersedia
|
6
|
Tersedia pilihan sumber luas
untuk kesiagaan mutakhir
|
Spektrum sumber makin banyak,
namun tidak sebanyak kata
tercetak
|
7
|
Berbagai jenis kompilasi dan
penyajian informasi untuk
berbagai pemakai
|
Hanya tersedia berbagai paket
infromasi yang terbatas untuk
berbagai pemakai
|
8
|
Menggabungkan tujuan
pendidikan, informasi dan hiburan
|
Biasanya dirancang bangun untuk
salah satu keperluan yaitu
informasi atau pendidikan atau
hiburan
|
9
|
Dapat dibeli dalam bentuk paket
dengan harga satuan murah
seperti surat kabar dan buku
|
Harga beberapa paket semakin
murah
|
10
|
Dipasarkan melalui toko buku dan
penjaja eceran
|
Pemasarannya melalui ’online
host’dan penerbit elektronik
|
11
|
’Browsing’sulit dilakukan apabila
menelusuri isi dokumen (karena
jumlah yang sangat banyak)
|
’Browsing’mudah dilakukan
apabila menelusuri isi
dokumen(meskipun jumlah yangsangat banyak), dengan
menggunakan aturan tertentu
|
12
|
Tidak memerlukan peralatan
|
Peralatan setara diperlukan untuk
membaca dokumen elektronik
|
Sumber : Sulistyo-Basuki (1993 : 60)
Sistem Basis Data (Data base)
Menurut Ekasari Nugraheni (2004), basis data dapat
difenisikan sebagai kumpulan data saling berhubungan yang diorganisasikan
sedemikian rupa agar nanti dapat dimanfaatkan kembali dengan cepatdan mudah.
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data. Tujuan utamanya adalah
kemudahan dan kecepatan pengambilan kembali data. Sistem basis data merupakan
sistem yang terdiri atas kumpulan file-file/ table yang salong berhubungan dan
sekumpulan program yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain
mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut.
Sistem basis data digunakan untuk memenuhi beberapa
tujuan, yaitu :
1) Kecepatan dan kemudahan (speed)
2) Efesiensi ruang penyimpanan (space)
3) Keakuratan (accuracy)
4) Ketersediaan (availability)
5) Kelengkapan (completeness)
6) Keamanan (security)
7) Kebersamaan pemakai (sharing)
Dengan basis data jadi lebih muda untuk menyajikan
data yangsama dalam cara yang berbeda ; berdasarkan kategori, berdasarkan
uraian, berdasarkan usia, atau berdasarkan field lain dalam basis data.
Pembuatan basis data ini yang akan menghadirkan koleksi digital memerlukan
sistem informasi yang berbasis komputer yaitu untukmelayani kebutuhan pengguna
Pengelolaan Database
Database disusun sedemikian rupa sehingga dapat
memudahkan kegiatan temu balik informasi. Terdapat suatu sistem yang membantu
dalam menyusun suatu database yaitu yang disebut dengan Database Manajemen
Sistem (DBMS) atau disebut sebagai Manajemen Database. Sistem ini dibuat untuk
memudahkan pengguna dalam mencari data.
Sistem Manajemen Database merupakan bagian dari
manajemen sumber daya informasi yang membantu perusahaan agar sumber daya
informasi yang dimilikinya mencerminkan secara akurat sistem fisik yangdiwakilinya.
Masalah yang dihadapi dalam sistem manajemen database ini seringkali diawali
dengan masalah menentukan apa yang harusdimasukan untuk diolah. Setelah data
tersebut dapat ditentukan maka masalah selanjtnya adalah menentukan bagaimana
agar data yang dapat diperoleh itu dapat mencerminkan keadaan atau peristiwa
yang sebenarnya sehingga pada akhirnya akan diperoleh informasi dengan kualitas
yang baik.
Pada sebuah sistem informasi database terdiri dari
semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada sistem manajemen database
berdasarkan komputer, inilah data base biasanya dipakai secara khususuntuk data
yang dapat dicapai secara langsung oleh komputer. Database yang dimiliki oleh
Perpustakaan Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan merupakan hasil
kegiatan proses informasi yang panjang.
Kegiatan tersebut melibatkan beberapa komponen seperti
dikemukakan oleh Kroenke dan Hatch :
Manajemen database memiliki bebrapa komponen seperti :
1) Hardware
2) Software
3) Data
4) Procedure
5) People (Kroenke, 1994 : 24)
Manajemen database pada sebuah sistem informasi sangat
vital dalam proses pengolahan atau transformasi data menjadi informasi yang
dapat digunakan oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi.Kegiatan
pengolahan database yang dilakukan meliputi pengumpulan data, pengolahan dan
pengemasan data disebut Sistem Manajemen Database (Database Management System).
Sistem manajemen database dapat digunakan untuk
keperluan sebagai berikut :
1) Memelihara koleksi data yang dapat dipakai bersama
2) Membentuk hubungan antara item data
3) Meminimalkan data yang kelebihan (redudancy).
4) Memelihara independensi antara program dan data
5) Menyediakan data lengkap untuk pembuatan laporan
6) Menyediakan cara untuk akses bagi keperluan data
yang sukardiantisipasi
7) Menyediakan cara pencarian data dan pengawasan
terhadap penyimpanan data
8) Memungkinkan pengembangan aplikasi
Manfaat Teknologi Informasi Bagi Perpustakaan
Perkembangan teknologi informasi juga sangat
berpengaruh terhadap lembaga-lembaga yang erat kaitannya dengan informasi
seperti perpustakaan/ pusat informasi.
“Perubahan yang sangat cepat pada teknologi informasi
membuatperpustakaan melakukan semacam rekayasa radikal (reengineering) terhadap
paradigmanya, maka muncullah paradigma baru yaitu orientasi kepada pemakai.“
(Pendit dan Sulistyo Basuki dalam Wicaksono, 2001)
Manfaat teknologi informasi bagi perpustakaan seperti
yang dikemukakan oleh Handerson (dalam Basuki, 1998) adalah :
a) Menyediakan akses informasi yang cepat dan mudah
b) Menyediakan akses jarak jauh bagi pengguna
c) Menyediakan akses 24 jam, jika servernya beroperasi
24 jam.
d) Menyediakan informasi mutakhir
e) Menyediakan informasi yang dapat digunakan dengan luwes
bagi pengguna dengan kebutuhannya.
f) Meningkatkan keluwesan
g) Memudahkan format ulang dan kombinasi data dari
berbagaisumber.
Selain itu, teknologi informasi bermanfaat untuk
membentukjaringan perpustakaan yang menghubungkan satu perpustakaan dengan yang
lain (melalui intranet atau internet). Yang diatur dan disusun menurutberbagai
bentuk persetujuan, yang memungkinkan komunikasi dan pengiriman secara terus
menerus informasi bibliografis maupun informasi lainnya, baik berupa bahan
dokumentasi maupun ilmiah. Selain itu,jaringan perpustakaan juga menyangkut
pertukaran keahlian, menurutjenis dan tingkat yang telah disepakati. Jaringan
ini biasanya berbentuk organisasi formal, terdiri atas dua perpustakaan atau
lebih, dengan tujuan yang sama.
Disisi lain teknologi informasi juga memberikan
kemudahan bagipengelola informasi (pustakawan) untuk mengolah, menyimpan
danmenyebarkannya, juga membebaskan staf perpustakaan dari pekerjaan-pekerjaan
yang bersifat rutin secara manual.
Selain itu, teknologi informasi juga menjadi sarana
membangun perpustakaan elektronik yang kehadirannya tidak bias dihindari dan
untukmembangun perpustakaan yang ideal.
Intranet
Secara sederhana intranet adalah istilah untuk
penggunaan teknologi Internet dan World Wide Web (WWW) pada jaringan internal.
LEXIS/NEXIS MAJORPapers/Magazine Library mengidentifikasikanbahwa artikel
pertama yang menggunakan istilah intranet adalah mulai muncul pada pertengahan
1995 (Fox, 1995). Namun Hills (1997)menyatakan bahwa istilah intranet ini pertama
kali digunakan oleh Amdahlpada tahun 1994 untuk mendeskripsikan penggunaan
internal dari teknologi internet. Mungkin pengertian singkat yang diberikan
oleh Nanfito dalam Aceng Muhammad, berikut ini dapat mewakili pengertian
intranet :
Intranets are internal internets utilising TCP/IP
technology and the browsing software of the World Wide web…[to]..bundle
information management and corporate communications with one, easily
accessible interface…of the web browser. (Nanfito
dalamMuhammad, 2002 : 24).
Mengapa sebuah institusi menggunakan intranet ?
Melihat perkembangan informasi yang luar biasa dipicu oleh kehadiran internet
dan World Wide web, institusi mulai mempertimbangkan untuk membangun intranet
dan web site internal mereka sendiri. Intranet yang juga dapat dikoneksikan
dengan internet dijadikan sebagai sarana komunikasi intern institusi dengan
pengguna, baik dari dalam institusi maupun dari luar institusi. Biaya yang
diperlukan untuk membangun jaringan tidak mahal, fleksibel, memiliki program perangkat
lunak yangindependen, sederhana dan mudah digunakan.
Komponen-komponen (baik perangkat keras maupun lunak)
yang dimiliki intranet adalah :
1) Server PC
PC (PersonalComputer) atau workstation menyimpan semua
aplikasi dan webpage. Pemakai akhir akan mengakses server PC untuk menerima
informasi intranet di PC mereka
2) Klien PC
Pemakai akhir PC biasanya mengakses informasi intranet
yang tersimpan pada server PC.
3) Jaringan
Perangkat lunak tingkat sistem yang mengendalikan
operasi sistemPC, merupakan fungsi yang paling dasar dan membuat PC lain dalam
jaringan dapat berkomunikasi. Protokol standar yang dipakai dalam internet
maupun intranet adalah TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet working
Protocol)yang memungkinkan protokol jaringan untuk berkomunikasi, menerima dan
mengirimkan data ke terminal lain. Protokol-protokol lain yang berada dalam
ruang lingkup TCP/IP yang digunakan dalam jaringan intranet adalah :
a) HTTP (Hyper Text Transfer Protocol) : protokol yang
digunakan untuk mentransfer dokumen yang berbahasa HTML agar dapatditampilkan
pada web page.
b) FTP (FileTransfer Protocol) : protokol yang
berfungsi untuk memindahkan/ mengambil, menukar, mengirimkan (upload) dan
mengambil (download) dokumen antar host (PC yang terkoneksi pada jaringan).
c) SMTP (Simple Mail Transfer Mail) : protokol yang
merupakandasar dari e-mail untuk berkomunikasi.
d) MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) :
protokol standaruntuk mendefinisikan format biner, grafik dan suara agar
dapatditransmisikan dengan e-mail.
e) POP (Post Office Protocol) : protokol standar untuk
menyimpan e-mail dalam jaringan intranet.
Sistem keamanan menjadi sangat penting dan harus
diperhatikan bila jaringan internet dapat dikoneksikan ke internet karena orang
yang tidak berkepentingan dapat masuk ke jaringan intranet
perusahaan. Untuk mengatasi jika ada orang yang
tidakberkepentingan memasuki jaringan intranet dan melakukan hal-hal seperti
memanipulasi, mengacaukan atau mengambil data maka intranet dilengkapi oleh
sisitem keamanan antara lain :
a) Proxy Server
Proxy Server menyediakan akses intyernet secara
tidaklangsung melalui firewall. Proxy Server melakukan duplikasi terhadap semua
komunikasi, maka dapat dilakukan log terhadap apa saja yang dilakukan oleh
proxy server tersebut. Log tersebut dapat berisi catatan-catatan siapa saja
yang menggunakan proxy, apa yang diakses, kapan hal tersebut terjadi, dan
lain-lain. Proxy Server ini akan mempunyai tingkatkeamanan yang tinggi bila
dikonfigurasikan dengan benar.
b) Firewall adalah suatu kombinasi dari perangkat
lunak dan perangkat keras yang didesain untuk memeriksa aliran lalu lintas
jaringan dan permintaan layanan. Kegunaannya adalah untuk mencegah
keluar/masuknya aliran paket yag tidakmemenuhi kriteria keamanan yang
didefinisikan oleh organisasipemilik jaringan.
4) HTML (Hyper Text Markup Language)
Hypertext adalah teks yang berisi hubungan dengan
informasi lain. HTML merupakan bahasa pemrograman yang mengendalikan penampilan
dan kinerja informasi yang ditampilkan intranet.
5) XML (Extensible Markup Language)
Extensible Markup Language (XML) adalah sebuah format
text yang sangat fleksibel yang merupakan turunan dari SGML (Standard
Generalized Markup Languag) yang dikembangkan oleh
TheWorld Wide Web (W3C). XML adalah bahasa pemrograman
yang dirancang untuk mengatasi tantangan dalam publikasi elektrikskala besar.
XML lebih fleksibel daripada HTML dalam pertukaran berbagai jenis data pada web
ataupun bentuk lainnya.
6) Authoring Tools
Perangkat lunak yang menciptakan kreatifitas page pada
HTML.
7) Web Server
Perangkat lunak dijalankan pada server menyimpan,
mengelola,dan memperbaharui file HTML dan berkomunikasi dengan program lain.
8) Multimedia File
Dokumen yang berisi suara dan atau tanpa gambar
9) Graphic File
Dokumen yang berisi citra atau gambar
10) Browser
Perangkat lunak yang dijalankan pada PC klien,
digunakan untukmengakses dan menampilkan dokumen HTML pada web site.
11) Helper application
Perangkat lunak tambahan atau komplimen yang
memperbesar kemampuan browser. Apliaksi helperyang umum dapat menampilkan
grafik atau dokumen meultimedia khusus dimana browser tidak mampu lagi
mengaksesnya
Internet
Internet merupakan kepanjangan dari Interconnection
networking, disebut juga dengan cyberspace (asal kata dari novel Science
Fiction William Gibson berjudul Neuromancer, pertengahan tahun 1980). Wakil
presiden Amerika Serikat Al Gore menyebutnya sebagai informationsuperhighway.
Internet adalah koneksi antar jaringan komputer
(sebagian besarmenggunakan basis protokol TCP/IP (Protokol
KomunikasiTransmission Control Protocol / Internet Protocol) di seluruh dunia.
Dengan internet kita bisa berhubungan antar jaringan komputer. Sistem akses
address yang paling populer adalah world wide web. Karena kepopuleran metode
aksesaddress, maka istilah internet kadang-kadang disebut dengan web saja.
Fasilitas-fasilitas dalam jaringan internet yuang
dapat digunakanuntuk memperlancar alur sistem informasi dan keefesienan aliran
informasi yang mampu meningkatkan kualitas informasi yang dapatdiakses adalah :
1) Web
Web memberikan banyak kemudahan dalam menyatukan
keragaman bentuk informasi dalam tipe data teks, audio, gambar ataupun data
numerik. Intranet dapat dipandang sebagai teknologi web internal yang
memberikan banyak keunggulan dari segiteknologi informasi antara lain :
oUniversal Platform, yang mampu mencari, melihat,
mempernaharui dan menyimpan berbagai informasi termasuk data numerik dalam
basis data relasional.
oUnified Organization, yang mampu mengorganisasikan
infromasi yag berbeda tipe dan standar dalam bentuk artikel,laporan ataupun
tabel.
o Lingua Franca. Teknologi web dibangun dari
kefleksibelan dan standar umum yang digunakan (Tung, 1997 : 19)
Istilah document centric dalam artian dokumen
yang dibuat dengan mengintegrasikan teks, gambar, dan berbagai media dalam
tampilan komputer yang mudah diintegrasikan teks, gambar, dan berbagai media
dalam tampilan komputer yang mudah ditransformasikan dari satu perangkat lunak
ke perangkat lunak lainnya. Paradigma inilah yang mengilhami Microsoft Windows
dengan teknologiOLE (Object Linking Embedded) yang memungkinkan satu data
digunakan sebagai data aplikasi yang lain. Dengan adanya fasilitas OLE ini
memungkinkan gambar yang dibuat dengan satu prangkat lunak ditransformasikan
keformat perangkat lunak lain. Teknologi web memberikan hal penting dalam
konsep document centric computing yaitu pemanfaatan dokumen HTMLatau XML sebagai
standar yang universal dan platform (standar perangkatkeras dalam menentukan
perangkat lunak mana yang dapat dioperasikan) independen. Penggunaan dokumen
standar HTML dan XML memberikan kemudahan dalam pengaksesan. Dengan menggunakan
web browserpenyajian data dari berbagai jenis menjadi lebih cepat dan
tampilannya lebih konsisten serta dapat bertukar dari satu sumber ke sumber
lain yang berbeda format. Platform independen menjanjikan tampilan web page
yang lebih seragam tanpa tergantung pada sistem perangkat keras dan sistem
operasi yang digunakan.
Berikut ini adalah aplikasi teknologi web yang dapat
digunakan oleh para pengguna yaitu :
a) Website
Website adalah kumpulan web page yang saling
berhubungandengan sebuah topik, biasanya berada dalam satu domain termasuk
halaman awal yang muncul ketikawebsite muncul pada web browser. Halaman awalini
disebuthome page. Untukkemudahan pengaksesan setiap website memiliki URL
(Uniform Resource Locator). URL adalah alamat/ lokasi sebuah website atau file
dalam internet maupun intranet.
b) Web Page
Web page adalah dokumen HTML dan sering
jugadigabungkan dengan drafik yang memiliki URL sendiri.Webpage pertamayang
muncul ketika website diakses melalui web browser disebut home page.
c) Home Page
Home page adalah halaman pertama yang tampil ketika
membuka web browser seperti Microsoft Internet Explorer atau Netscape Navigator
dan Mozilla Firefox. Home page juga merujuk pada halaman awal sebuah website
yang ingin ditampilkan pada webbrowser, biasanya berisi tentang profil
organisasi, divisi atau individu.
d) Web Browser
Web browser adalah sebuah perangkat lunak yang
memungkinkan penggunanya menemukan kembali atau menyediakan dokumen HTML yang
terdapat pada internet ataupun intranet. Jaringan
dokumen-dokumen ini disebut juga World Wide Web (WWW).
Komunikasi antar web server dan web browser menggunakan protokol HTTP, tapi
pada umumnya hampir semua web browser didukung oleh protokol lain seperti FTP.
Web browser juga mampu menemukan kembali dokumen-dokumen dalam format yang
beragam.
Dengan adanya teknologi web ini proses pendistribusian
informasidalam institusi akan menjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan
pendistribusian informasi secara manual (menggunakan kertas), sehingga
informasi yang diberikan selalu mutakhir.
2) E – mail
Pengiriman pesan dengan e-mail memberikan nilai tambah
yang berupa efesiensi. E-mail menyajikan teknik pengiriman pesan yang mudah dan
kemampuannya untuk berkomunikasi antara pribadi atau komputer dengan pribadi
atau komputer lainnya serta standar protokol POP (Post Office Protocol) dimana
dengan protokol ini seorang pengguna bisa memiliki tempat e-mail pribadi yang
menyimpan semua e-mail nya ketika pengguna tidak online seringkali mengacu pada
store and forward messaging,yaitu konsep yang membiarkan kedatangan informasi
sampai si penerima siap untuk menangkap pesan yang ingin disampaikan.
E-mailmemungkinkan komunikasi dan kolaborasi data antar pengguna
jaringan.Dengan kemampuan kolaborasi ini e-mail dapat dikatakan mampu melakukan
decouples collaborator (menangani informasi, saling bekerja sama dan penggunaan
informasi bersama) (Tung, 1997 : 5). Pengiriman e-mail dilakukan melalui SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol).
3) Forum Diskusi, Berita, dan Bulletin (Disscussion,
news and Bulletin Board)
Melalui e-mail pengguna intranet dapat membentuk forum
diskusi, berita atau bulletin (disscussion board) on-line. Semua pengguna yang
telah mendaftarkan e-mailnya dapat mengemukakan pendapat atau saran mengenai
atau memperoleh berita terbaru mengenai kegiatan atau kejadian yang terjadi di
perusahaan.
4) Mesin Pencari (Search Engine)
Mesin pencari adalah istilah yang berhubungan dengan
perangkat lunak mencari informasi di internet. Ada dua kemampuan yang terpisah
dari pencari yaitu :
a) Data yang mengumpulkan dan mengindeks fungsi.
Fungsi ini mencari web page di internet, membangun database informasi mengenai
web page ini, dan mereferensikan ulang entridatabase ke lokasiweb page
(URL
: Uniform ResourceLocator). Ketika membangun database beberapa mesin pencari
hanya mencari judul web page, beberapa mesin lainnya mencari paragraf pertama
web page, dan lainnnya mencari dan mengindeks setiap kata dalam web page.b)
Bagian dari mesin pencari yang membandingkan kata atau frase yang sedang dicari
dengan informasi yang dikumpulkan dan diindeks dengan komponen pertama.
Komponen ini berbeda kecanggihannya dari penggunaan logika logaritma statistik
kompleks dan rumit. Komponen pencari/ pemadan adalah yang umumnya disebut
dengan mesin pencari.
Dengan internet kita dapat berhubungan dengan 30 juta
lebih pengguna internet, kapanpun dan dimanapun. Dengan internet kita a)
Melakukan pertukaran teks dan berbagai pesan dengan berjuta
manusia dalam bisnis, akademisi, pemerintahan, dan
organisasi lain dalam lebih lima puluh negara.
b) Mencari perangkat lunak, dokumen, gambar, peta
cuaca, katalog perpustakaan, dan berbagai informasi dan berbagai tempat di
seluruh dunia. c) Berguna untuk komunikasi dan pertukaran sumberdaya untuk
bersama-sama bekerja sama dalam satu kantor atau berbeda benua. Menjelaskan
internet itu sulit mencari padanannya. Ada yang menerangkan analogi sebuah
kota. Internet itu sebuah kota elektronikyang besar. Setiap penduduk memiliki
alamat (internet address) yang dapat digunakan untuk berkirim surat. Jika
penduduk itu ingin berkeliling kota, cukup dengan menggunakan komputernya
sebagai kendaraan.Jaringan jalannya bertumpu di atas sarana telekomunikasi.
Jalur lambatnya menggunakan modem dan saluran telepon, sedangkan jalurcepatnya
menggunakan ISDN (Integrated Service Digital Network). Jalan disediakan oleh
provider (penyedia akses) yang bisa menyediakan jalan cepat dan langsung ke
kota elektronik yang dituju. Secara umum, manfaat yang bisa diperoleh dari
internet, yaitu :
1) Untuk mendapatkan informasi keperluan pribadi dan
profesional.
2) Sebagai sumber data, internet juga memungkinkan
terjadinyaglobalisasi informasi.
3) Sebagai sarana untuk kerjasama antar pribadi atau
kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.
4) Sebagai media komunikasi, untuk mengikuti
perkembangan teknologi, menjembatani lembaga pemerintah, Universitas, serta
sarana diskusi yang bersifat global.
5) Penunjang sistem belajar jarak jauh.
6) Sebagai sarana hiburan dan hobi.
7) Menghemat biaya, administrasi, dan cetak yang
biasanya dilakukan dengan mengirim surat melalui pos atau fax, karena biaya
penggunaan telepon dinyatakan dengan pulsa lokal.
Sumber :